Ocho preguntas a un proveedor que usa IA

Antes de preguntar

Tu asesoría puede usar un lector automático de facturas; el programa de gestión, un asistente que interpreta pedidos. Son ejemplos, no afirmaciones sobre tus proveedores: pregunta qué utilizan realmente. Y conserva las tres marcas de tu mapa de proveedores: qué datos recibe, qué puede leer o modificar en tus sistemas y qué ocurre si falla.

Las ocho preguntas

• ¿Para qué usa mis datos? Pide las condiciones del producto y del plan contratado: una promesa verbal no se puede comprobar.
• ¿Qué significa «no entrenamos con tus datos»? Pregunta también si se guardan en historiales, registros de soporte o copias: no entrenar y no conservar son cosas distintas.
• ¿Quién recibe la información y dónde se trata? Qué empresas prestan partes del servicio y cómo te avisan de los cambios, también si los datos salen del Espacio Económico Europeo.
• ¿Qué permisos necesita y cómo los retiro? El permiso mínimo, qué acciones requieren confirmación humana y cómo se revoca la integración.
• ¿Cuánto conserva y cómo recupero o elimino mis datos? Plazos, eliminación al terminar y exportación en un formato utilizable.
• ¿Cómo y cuándo me comunica un problema? Un contacto operativo, otro alternativo y qué hechos activan el aviso.
• ¿Cómo se comprueba que el resultado es correcto? Quién revisa los resultados y cómo se corrige un dato antes de que produzca efectos.
• ¿Cuál es la alternativa si falla o cambia el servicio? Cómo desactivar la automatización conservando lo necesario y quién atiende la transición.

El contrato y las solicitudes

• Si trata datos personales por mi cuenta, el contrato de encargado del tratamiento encaja con la función de IA contratada.
• Si propone usar mi información para fines propios no previstos, lo revisa quien lleva la contratación y la protección de datos antes de aceptarlo.
• Un correo que conoce el pedido o un audio que parece del proveedor no acredita un cambio de cuenta: detengo el pago y confirmo con el contacto conocido por un canal independiente.

Si la IA del proveedor falla

• Si el servicio no responde: uso el contacto acordado, identifico los pedidos pendientes y activo el circuito alternativo, registrando lo que se tramita a mano.
• Si responde pero el resultado no es fiable: detengo la incorporación automática, contrasto con los documentos originales y valido la corrección antes de reactivar el flujo.