Mapa de proveedores y plan B
Tus proveedores en una tabla: qué te dan, qué datos tratan, a qué sistemas llegan, qué pasa si fallan, su riesgo, si hay contrato de encargado, a quién avisar ante un incidente y cómo seguirías sin ellos.
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Para qué sirve
Reúne en una hoja tu mapa de proveedores por riesgo y tu plan B. La lista casi siempre es más larga de lo que parecía: cuentan los tecnológicos y los que no, como la asesoría, el transportista o la plataforma de pedidos de la distribuidora. El que trata tus datos, entra en tus sistemas y te para si falla es el primero que hay que apretar.
Cómo usarla
- Pasa antes el «Checklist de seguridad en proveedores»: sus rojos te dicen qué columnas mirar con más cuidado.
- Revisa cada fila de ejemplo: borra los proveedores que no tengas y añade los tuyos en las filas libres. Empieza por los cinco o seis sin los que no abrirías un lunes de campaña.
- Anota qué datos trata cada uno, a qué sistemas y accesos llega y qué pasa si falla: cuántos días aguantas sin él.
- Elige el riesgo. Como orientación: alto si trata tus datos, entra en tus sistemas y te para si falla; medio si reúne alguna de esas tres marcas; bajo si no reúne ninguna.
- Marca el contrato de encargado: firmado, pendiente, o no aplica si no trata datos personales por ti. Apunta el contacto por el que te avisa, o al que avisas, si hay un incidente.
- Escribe el plan B de cada proveedor de riesgo alto: cómo te enterarías de que ha caído, tu copia propia de los datos, cómo seguirías trabajando y qué alternativa tienes si tarda días en volver.
Proveedores de ejemplo
Son los proveedores que salen en el taller para una cooperativa agroalimentaria. Adapta cada fila a tu empresa.
Proveedor del ERP
- Programa de gestión en la nube: pedidos, almacén, trazabilidad y facturación.
Correo y ofimática en la nube
- Correo, documentos y carpetas compartidas.
Mantenimiento informático
- Soporte de equipos y servidor, con acceso remoto.
Asesoría o gestoría
- Nóminas, seguros sociales, impuestos y contratos.
Transportista
- Recogidas y entregas en campaña, con su portal de pedidos.
Plataforma EDI de la distribuidora
- Pedidos, albaranes y facturas electrónicas con la gran distribución.
Laboratorio o certificadora
- Análisis, certificados de calidad y auditorías.