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Política básica de accesos
Tu norma interna de accesos en una tabla: para cada información, quién es su responsable, quién accede y con qué permiso, cómo se comparte, cómo se dan las altas y las bajas, y cuándo se revisa.
2 min de lectura
Puedes adaptarlo a tu empresa. También puedes imprimir esta página o guardarla como PDF desde tu navegador.
Para qué sirve
Convierte en norma tu mapa de información y accesos: quién abre hoy cada cosa y quién la necesita de verdad. Una política de accesos no es un documento largo ni caro. Es una tabla corta que cualquiera en la empresa puede leer y que se cumple porque cada información tiene un responsable.
Las cuatro reglas
- Cada carpeta o sistema tiene un responsable.
- Cada persona accede solo a lo que su trabajo necesita, con su propia cuenta.
- La información sensible sale por el canal acordado con cada importador, asesoría o proveedor.
- Las altas y las bajas se hacen el mismo día, también las de temporeros y técnicos externos.
Cómo usarla
- Pasa antes el «Checklist de protección de la información»: sus rojos de accesos te dicen por dónde empezar.
- Revisa cada fila: dónde está esa información en tu empresa y quién es su responsable. Borra las que no te apliquen y añade las tuyas en las filas libres.
- En «Quién accede», escribe funciones (enología, exportación, administración), no nombres. Así la norma sigue valiendo cuando cambian las personas.
- Elige el tipo de acceso: lectura, edición o registrar sin borrar, como en la trazabilidad. Empieza restringiendo, no abriendo.
- Anota cómo se comparte fuera y quién da las altas y las bajas. Fija la próxima revisión: cada trimestre es un buen ritmo.
Información de ejemplo
Es la información que sale en el taller para una bodega o una cooperativa. Adapta cada fila a tu empresa.
Recetas y procesos
- Carpeta de enología: coupages, fichas de elaboración y procesos propios.
Documentación de exportación
- Carpeta de exportación: facturas, proformas, certificados de origen y de análisis.
- Tarifas y condiciones por importador.
Clientes
- Listado de clientes e importadores, con sus contactos, precios y condiciones.
Proveedores
- Contratos, precios y condiciones pactados con proveedores y transportistas.
Producción y trazabilidad
- Registros de trazabilidad en el ERP: entrada de materia prima, lotes y expediciones.
- Planificación de la producción y partes de trabajo.
Datos personales
- Nóminas y expedientes del personal, temporeros incluidos.
- Datos de socios: liquidaciones y cuentas bancarias.
Sistemas y accesos externos
- Correo de la empresa y buzones compartidos (pedidos, exportación).
- Acceso de técnicos externos y de la asesoría al ERP.