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Checklist Taller 3 · Tus datos, tu negocio: aprende a protegerlos

Checklist de protección de la información

Seis áreas para revisar cómo proteges tu información de negocio, unas pocas preguntas en cada una y tres respuestas posibles: Implantado, Parcial o No implantado. Al terminar sabrás qué tienes en verde, en ámbar o en rojo, y qué decidir primero.

4 min de lectura

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Cómo funciona

Las recetas, los listados de clientes, las tarifas de exportación o la trazabilidad son el patrimonio que no sale en el inventario. El riesgo más común no es un hacker, sino una carpeta abierta a todos o una cuenta de alguien que ya no está. Estas son las medidas que trabajamos en el Taller 3: casi todas son organización, no tecnología.

Responde cada pregunta con «Implantado», «Parcial» o «No implantado», pensando en tu empresa tal y como está hoy. Ante la duda, elige la respuesta más baja: un rojo reconocido es justo lo que te dice por dónde empezar.

Control de accesos internos

  • ¿Cada persona entra con su propia cuenta y accede solo a la información que su trabajo necesita?
  • ¿Los permisos se dan por grupos de función o de área (enología, exportación, administración), sin carpetas abiertas al grupo «Todos»?
  • ¿Revisamos los permisos al menos cada trimestre, también los de los técnicos externos?
  • ¿Las cuentas de los temporeros y de quien deja la empresa se cierran el mismo día que terminan?

Compartición segura de información

  • ¿Los enlaces que compartimos fuera de la empresa van a personas concretas y caducan?
  • ¿Los adjuntos sensibles van protegidos con contraseña y la contraseña se comunica por otro canal, como una llamada?
  • ¿Tenemos un canal acordado con cada importador, asesoría o proveedor, sin usar correo ni mensajería personal para el trabajo?
  • ¿Evitamos las copias de trabajo en memorias USB o en el escritorio «por si acaso»?

Datos sensibles: clientes, proveedores y producción

  • ¿Sabemos dónde están los listados de clientes, los precios y las condiciones con proveedores, y quién los abre?
  • ¿Los portátiles y móviles que salen de la empresa tienen el disco cifrado?
  • ¿Sabemos qué datos personales tratamos (nóminas, socios, temporeros, contactos) y para qué?
  • ¿Borramos con criterio la información que ya no necesitamos, como currículos o copias de DNI antiguas?

Recetas, procesos y trazabilidad

  • ¿Las recetas, los coupages y los procesos propios solo los abren las personas que los necesitan?
  • ¿Quien conoce las recetas o los procesos, también el personal externo, ha firmado un compromiso de confidencialidad?
  • ¿Los registros de trazabilidad se hacen con cuenta individual y con permiso para registrar, no para borrar?
  • ¿Las copias de la trazabilidad están probadas: hemos restaurado alguna?

Documentación de exportación

  • ¿Las facturas, los certificados y las tarifas de exportación están en una carpeta solo para el equipo de exportación?
  • ¿Los documentos de exportación se envían protegidos y por el canal acordado con cada importador?
  • ¿Un cambio de cuenta bancaria de un importador o de un proveedor se verifica siempre por un segundo canal, como una llamada?
  • ¿Guardamos una copia de lo enviado en cada expedición?

Continuidad de negocio

  • ¿Sabemos cuáles son nuestros procesos críticos y cuánto tiempo aguantamos sin cada uno?
  • ¿Tenemos pensado un plan B antes de necesitarlo, como el registro en papel si cae el ERP?
  • ¿Los contactos de clientes, importadores y proveedores clave están también fuera del correo?
  • ¿Al menos dos personas saben restaurar las copias y el plan está escrito en una página?

Cómo sale el color de cada área

Mira las respuestas de cada área por separado. Sé exigente: una medida solo está implantada si funciona hoy, no si está prevista.

  • Verde (cubierto): todas las respuestas del área son «Implantado».
  • Ámbar (a medias): hay algún «Parcial» y ningún «No implantado».
  • Rojo (sin cubrir): hay al menos un «No implantado».

Por dónde empezar

No hace falta arreglarlo todo a la vez. Ponle un plazo a cada color, de lo que más daño evita a lo que menos:

  1. En los próximos 7 días, los rojos de accesos: las carpetas abiertas a todos y las cuentas de quien ya no está. Cerrarlos no cuesta dinero.
  2. En 15 días, el resto de los rojos, empezando por las recetas, la exportación y la continuidad.
  3. En 30 días, los ámbares, cuando los rojos estén en marcha.

Tus decisiones

Con los colores delante, elige entre 3 y 5 decisiones a 30 días y ponle un responsable a cada una. Para convertir los accesos en norma, rellena la plantilla «Política básica de accesos». Cuando pase el plazo, vuelve a pasar este checklist y comprueba qué colores han cambiado.

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